شیوه نگارش در روابط عمومی ( استاد سرکار خانم دکتر رئیسی )
علائم نگارشی
عبارتند از : ، . : ! ؟ {} ( ) "" -
· علامت تعجب ( ! )
الف) برای جمله های تعجبی یا منادا بکار می رود. مثال : خدایا ! شکرت
ب) همیشه بعد از شبه جمله هم علامت تعجب می آید. مثال : سلام ! ( یعنی سلام بر شما باد)
ج ) شبه جمله آن است که فعل ندارد ولی معنای یک جمله کامل را دارد.
· علامت قلاب {}
در جاهای مختلفتی مورد استفاده است ، از جمله عبارتند از :
الف) بیشتر برای متن های نمایشی به کار می رود و به آنها میزانسن گویند. مثال : محمد : کجایی؟ { با عصبانیت }
ب) اگر در متنی علامت قلاب دیده شد نشان دهنده این است که آن قسمت از نوشته به طور کامل مشخص نبوده و متن درون قلاب نظر نویسنده است و شاید اشتباه نیز باشد.
· علامت پرانتز یا کمانک ( )
برای توضیح بیشتر کلام به کار می رود. مثال : او با تعب ( رنج ) بسیار کار می کرد.
· علامت گیومه ( " " )
الف) زمانی بکار می رود که نقل قول مستقیم می کنیم همانند علامت دو نقطه ( : ). مثال : پیامبر فرمود : اطلبو العلم بالصین
ب) گاهی در چاپ بجای استفاده از گیومه ، کلمه مورد نظر را به حروف تیره یا ایتالیک نوشته می شود و برای برجسته سازی کلمات بکار می رود.
· نقطه ویرگول
برای جدا کردن جمله هایی که از نظر ساختمان و مفهوم به نظر می رسند ولی در یک عبارت طولانی با یکدیگر بستگی معنایی دارند.
· علامت خط فاصله – ))
الف) برای جمله های معترضه بکار می رود.
جمله معترضه جمله ای است که بین خط فاصله قرار می گیرد و در صورت حذف شدن هم اتفاقی نمی افتد.
مثال : پدربزرگم - خدا بیامرز – می گفت : علم بهتر از ثروت است.
ب) گاهی مواقع علامت خط فاصله معنی ( تا ) هم می دهد. مثال : پذیرائی 8 – 6
ج) گاهی مواقع نیز خط فاصله به معنی ( به ) است. مثال : مسیر شیراز – سپیدان
د) گاهی نیز خط فاصله برای نوشتن ادامه متنی به کار میرود که در یک سطر نگنجیده است.
هـ ) برای جدانویسی حرفهای یک واژه به منظور تاکید مثال : حسین گفت : " به این میگویند دروغ ، د – ر – و غ "
·
علامت فلش یا پیکان
برای ارجاع دادن بکار می رود. مثال علائم نگارشی علائمی هستند که باید موقع نشتن به آنها توجه کرد نمود رک : علائم نگارشی تألیف احمد گیلانی رک : رجوع کنید به نک : نگاه کنید به
· نقطه ( . )
الف) در پایان جمله های مستقل خبری می آید.
مثال : فردوسی شاعر حماسه سرای ایران است.
ب) بعد از حرف یا حروفی که به صورت نشانه اختصاری به کار رفته باشد.
مثال: سال 1374 هـ . ش
· ویرگول ( ، )
الف) بین اجزاء جمله مرکب می آید.
ب) بعد از منادا می آید. مثال : خدایا، به فریادم برس.
ج) بجای مکث کوتاه در جمله میآید. مثال : میتوان به مورد زیر اشاره کرد،
د) برای جدا کردن اجزاء نشانی به کار می رود. مثال : شیراز ، شهرک و الفجر ،
هـ ) برای جدا کردن رقمها در اعداد 4 رقمی به بالا به کار می رود. مثال : 342 ، 1
· دو نقطه ( : )
الف) برای نقل قول به کار می رود. مثال : پیامبر فرمود :
ب) قبل از برشمردن اجزاء تشکیل دهنده یک مجموعه به کار می رود. مثال : کتابهای ابو علی سینا عبارتند از : شفاء ، قانون
ج) بعد از کلماتی که میخواهیم آنها را معنا کنیم. مثال : کمان شیطان : رنگین کمان
· علامت سه نقطه ( ... )
الف) برای نشان دادن جمله ها و کلمه های ادامه دار. مثال : گزارش انواع مختلفی دارد : خبری ، ورزشی و ...
ب) برای نشان دادن سخن ناتمام ، بریده بریده ، یا لکنت زبان. مثال : شما ... شما ... زبانم لال ...
ج) برای نشان دادن کشش در گفتار. مثال : آها ... ی حسین کجایی ؟
· علامت ممیز ( / )
الف) برای جدا کردن روز ، ماه و سال در نوشتن تاریخ بکار می رود. مثال 12/02/92
ب) به معنی ( یا ) بکار برده می شود. مثال : خانم / آقای
· علامت ستاره ( * )
برای توضیح یک کلمه در پاورقی بکار می رود.
اگر توضیح دیگری اضافه شود معمولا دو ستاره می گذارند ، اما بیشتر آن را بهتر است با عدد نشان دهیم.
درست بنویسیم
1- از بکار بردن کلمات زائد و بی نقش که به آن حشو می گویند پرهیز کنیم.
حشو : تکرار یک کلمه است. مثال : شب لیلة القدر اشتباه است و باید بگوئیم شب قدر
2- از جمله های مبهم استفاده نکنیم. ( به آنها کژتابی می گویند. )
کژتابی : کلماتی هستند که بکار برده می شوند و دو معنی می دهد و مشخص نیست منظور گوینده کدام یک از این معناها است.
مثال : ما چهار خواهر و برادر هستیم. ( اینجا مشخص نیست منظور چند خواهر و چند برادر است.)
3- از کاربرد تعابیر نامناسب پرهیز کنیم. مثال : خیابانها از کثیفی رنج می برند.
4- تکیه کلامهای گفتاری نباید در نوشته راه یابد. مثال : به قول معروف ، او دانش آموز زرنگی است.
5- استفاده از ( تا ) و ( الی ) با هم نادرست است. مثال : او از صبح تا الی شب مطالعه می کند.
6- استفاده از ( را ) بعد از فعل اشتباه است و همیشه می بایست به عنوان علامت مفعولی ، و جهت زیباتر شدن جمله بعد از مفعول آورده شود. مثال : من غذا را خوردم.
7- کلمه های عربی که بر وزن افعل هستند ، در فارسی معنی صفت تفضیلی و عالی می دهند. این کلمه ها را نباید با " تر " یا " ترین " بکار برد. مثال : او اعلم تر است.
8- ساختن قید در زبان فارسی با علامت تنوین عربی نادرست است. مثال : ناچاراً – به ناچار
نامه نگاری
نامه ها دو گونه هستند :
1- نامه خصوصی یا دوستانه
2- نامه رسمی یا اداری
نامه های رسمی یا اداری
نامه های رسمی یا اداری ممکن است از طرف یک شخص به یک سازمان ، ارگان ، نهاد دولتی ، شریک ، اداره ، بانک و ... باشد.
به منظور تقاضای شغل ، انتقال ، دریافت وام ، شکایت ، انعقاد قرارداد و غیره نوشته شود.
در نگارش نامه های رسمی به چند نکته باید توجه کنیم.
1- بر روی کاغذ سفید A4 نوشته شود.
2- تاریخ در سمت چپ و بالای صفحه ذکر شود.
3- از کلمات احترام آمیز استفاده کنیم.
4- عنوان نامه دقیق ، مشخص و با رعایت کلمه احترام آمیز ذکر شود.
5- عنوان نامه می تواند با ذکر سمت گیرنده باشد.
6- گاهی نامه بدون خطاب نام و مقام گیرنده است. مثال : اداره کل صنایع و معادن استان فارس
7- گاهی نامه با ذکر سمت گیرنده و نام او با هم ذکر می شود.
8- نامه اداری باید خلاصه ، صریح و مستند نوشته شود.
9- پیوست های نامه را در اصل نامه ذکر کنیم.
10- چنانچه نامه را شخصاً به اداره ای تحویل می دهیم از دبیرخانه شماره ثبت نامه را به عنوان رسید بگیریم.
11- نامه های اداری نباید آمرانه و همراه با تهدید باشد و از تملق و چاپلوسی نیز پرهیز کنیم.
ویژگیهای یک نامه رسمی :
1- مفید و مختصر
2- رک و صریح باشد و در عین حال محترمانه باشد
3- بدون تملق و چاپلوسی باشد
4- به دور از لحن تحکم آمیز و آمرانه باشد
5- پرهیز از کلمات عامیانه
6- دارابودن تاریخ و ترجیحا شماره نامه
7- دارابودن نشانی ( اسم و فامیل – امضاء – تلفن منزل و محل کار)
عناوین جهت نگارش نامه :
1- جهت ادارات کل استفاده از عنوان مدیر کل
2- جهت ادارات استفاده از عنوان مدیر محترم
3- جهت شرکتها استفاده از عنوان مدیر عامل محترم
4- جهت سازمانها استفاده از عنوان رئیس محترم
5- جهت موسسات استفاده از عنوان مدیر مسئول محترم
جهت نوشتن نامه به اشخاصی که در رده پائینتر و یا هم ردیف با خودمان باشد، می نویسیم ( به اطلاع می رساند ) و برای اشخاصی که در رده های بالاتر از خودمان باشد، می نویسیم ( به استحضار می رساند )
برای شروع نامه در سطر بعد از عنوان گیرنده نامه، عبارت " با سلام و احترام " را کمی داخلتر ، نسبت به عنوان گیرنده نامه می نویسیم و در سطر بعد باز هم کمی متمایلتر به سمت داخل شروع به نگارش نامه می کنیم.
جهت اعلام درخواست در نامه :
1- جهت رده بالاتر از عبارت ( مستدعی است )
2- جهت هم رتبه با خودمان از عبارت ( خواهشمند است )
3- جهت رتبه پائینتر از عبارت ( لطفا ) استفاده می کنیم.
در آخر نامه برای توضیح دادن بیشتر از عناوینی مثل " گفتنی است " ، " شایان توجه است " استفاده می کنیم و عناوین ( لازم به ذکر است )، ( لذا ) اشتباه است.
با سلام