شیوه نگارش در روابط عمومی ( استاد سرکار خانم دکتر رئیسی )

علائم نگارشی عبارتند از : ، . : ! ؟ ‍{} ( ) "" -      

·         علامت تعجب ( ! )

الف) برای جمله های تعجبی یا منادا بکار می رود. مثال : خدایا ! شکرت

ب) همیشه بعد از شبه جمله هم علامت تعجب می آید. مثال : سلام ! ( یعنی سلام بر شما باد)

ج ) شبه جمله آن است که فعل ندارد ولی معنای یک جمله کامل را دارد.

·         علامت قلاب {}

در جاهای مختلفتی مورد استفاده است ، از جمله عبارتند از :

الف) بیشتر برای متن های نمایشی به کار می رود و به آنها میزانسن گویند. مثال : محمد : کجایی؟ { با عصبانیت }

ب) اگر در متنی علامت قلاب دیده شد نشان دهنده این است که آن قسمت از نوشته به طور کامل مشخص نبوده و متن درون قلاب نظر نویسنده است و شاید اشتباه نیز باشد.

·         علامت پرانتز یا کمانک ( )

برای توضیح بیشتر کلام به کار می رود. مثال : او با تعب ( رنج ) بسیار کار می کرد.

·         علامت گیومه ( " " )

الف) زمانی بکار می رود که نقل قول مستقیم می کنیم همانند علامت دو نقطه ( : ). مثال : پیامبر فرمود : اطلبو العلم بالصین

ب) گاهی در چاپ بجای استفاده از گیومه ، کلمه مورد نظر را به حروف تیره یا ایتالیک نوشته می شود و برای برجسته سازی کلمات بکار می رود.

·         نقطه ویرگول

برای جدا کردن جمله هایی که از نظر ساختمان و مفهوم به نظر می رسند ولی در یک عبارت طولانی با یکدیگر بستگی معنایی دارند.

·         علامت خط فاصله – ))

الف) برای جمله های معترضه بکار می رود.

جمله معترضه جمله ای است که بین خط فاصله قرار می گیرد و در صورت حذف شدن هم اتفاقی نمی افتد.

مثال : پدربزرگم - خدا بیامرز – می گفت : علم بهتر از ثروت است.

ب) گاهی مواقع علامت خط فاصله معنی ( تا ) هم می دهد. مثال : پذیرائی 8 – 6

ج) گاهی مواقع نیز خط فاصله به معنی ( به ) است. مثال : مسیر شیراز – سپیدان

د) گاهی نیز خط فاصله برای نوشتن ادامه متنی به کار میرود که در یک سطر نگنجیده است.

هـ ) برای جدانویسی حرفهای یک واژه به منظور تاکید مثال : حسین گفت : " به این می‌گویند دروغ ، د – ر – و غ "

·         علامت فلش یا پیکان 

برای ارجاع دادن بکار می رود. مثال علائم نگارشی علائمی هستند که باید موقع نشتن به آنها توجه کرد نمود رک : علائم نگارشی تألیف احمد گیلانی   رک : رجوع کنید به  نک : نگاه کنید به

·         نقطه ( . )

الف) در پایان جمله های مستقل خبری می آید.

مثال : فردوسی شاعر حماسه سرای ایران است.

ب) بعد از حرف یا حروفی که به صورت نشانه اختصاری به کار رفته باشد.

مثال: سال 1374 هـ . ش

·         ویرگول ( ، )

الف) بین اجزاء جمله مرکب می آید.

ب) بعد از منادا می آید. مثال : خدایا، به فریادم برس.

ج) بجای مکث کوتاه در جمله می‌آید. مثال : میتوان به مورد زیر اشاره کرد،

د) برای جدا کردن اجزاء نشانی به کار می رود. مثال : شیراز ، شهرک و الفجر ،

هـ ) برای جدا کردن رقمها در اعداد 4 رقمی به بالا به کار می رود. مثال : 342 ، 1

·         دو نقطه ( : )

الف) برای نقل قول به کار می رود. مثال : پیامبر فرمود :

ب) قبل از برشمردن اجزاء تشکیل دهنده یک مجموعه به کار می رود. مثال : کتابهای ابو علی سینا عبارتند از : شفاء ، قانون

ج) بعد از کلماتی که میخواهیم آنها را معنا کنیم. مثال : کمان شیطان : رنگین کمان

 

·         علامت سه نقطه ( ... )

الف) برای نشان دادن جمله ها و کلمه های ادامه دار. مثال : گزارش انواع مختلفی دارد : خبری ، ورزشی و ...

ب) برای نشان دادن سخن ناتمام ، بریده بریده ، یا لکنت زبان. مثال : شما ... شما ... زبانم لال ...

ج) برای نشان دادن کشش در گفتار. مثال : آها ... ی حسین کجایی ؟

·         علامت ممیز ( / )

الف) برای جدا کردن روز ، ماه و سال در نوشتن تاریخ بکار می رود. مثال 12/02/92

ب) به معنی ( یا ) بکار برده می شود. مثال : خانم / آقای

·         علامت ستاره ( * )

برای توضیح یک کلمه در پاورقی بکار می رود.

اگر توضیح دیگری اضافه شود معمولا دو ستاره می گذارند ، اما بیشتر آن را بهتر است با عدد نشان دهیم.

 درست بنویسیم

1-      از بکار بردن کلمات زائد و بی نقش که به آن حشو می گویند پرهیز کنیم.

حشو : تکرار یک کلمه است. مثال : شب لیلة القدر اشتباه است و باید بگوئیم شب قدر

2-      از جمله های مبهم استفاده نکنیم. ( به آنها کژتابی می گویند. )

کژتابی : کلماتی هستند که بکار برده می شوند و دو معنی می دهد و مشخص نیست منظور گوینده کدام یک از این معناها است.

مثال : ما چهار خواهر و برادر هستیم.  ( اینجا مشخص نیست منظور چند خواهر و چند برادر است.)

      3-      از کاربرد تعابیر نامناسب پرهیز کنیم. مثال : خیابانها از کثیفی رنج می برند.

4-      تکیه کلامهای گفتاری نباید در نوشته راه یابد. مثال : به قول معروف ، او دانش آموز زرنگی است.

5-      استفاده از ( تا ) و ( الی ) با هم نادرست است. مثال : او از صبح تا الی شب مطالعه می کند.

6-      استفاده از ( را ) بعد از فعل اشتباه است و همیشه می بایست به عنوان علامت مفعولی ، و جهت زیباتر شدن جمله بعد از مفعول آورده شود. مثال : من غذا را خوردم.

7-      کلمه های عربی که بر وزن افعل هستند ، در فارسی معنی صفت تفضیلی و عالی می دهند. این کلمه ها را نباید با " تر " یا " ترین " بکار برد. مثال : او اعلم تر است.

8-      ساختن قید در زبان فارسی با علامت تنوین عربی نادرست است. مثال : ناچاراً – به ناچار

 نامه نگاری

نامه ها دو گونه هستند :

1-      نامه خصوصی یا دوستانه

2-      نامه رسمی یا اداری

نامه های رسمی یا اداری

نامه های رسمی یا اداری ممکن است از طرف یک شخص به یک سازمان ، ارگان ، نهاد دولتی ، شریک ، اداره ، بانک و ... باشد.

به منظور تقاضای شغل ، انتقال ، دریافت وام ، شکایت ، انعقاد قرارداد و غیره نوشته شود.

در نگارش نامه های رسمی به چند نکته باید توجه کنیم.

1-      بر روی کاغذ سفید A4 نوشته شود.

2-      تاریخ در سمت چپ و بالای صفحه ذکر شود.

3-      از کلمات احترام آمیز استفاده کنیم.

4-      عنوان نامه دقیق ، مشخص و با رعایت کلمه احترام آمیز ذکر شود.

5-      عنوان نامه می تواند با ذکر سمت گیرنده باشد.

6-      گاهی نامه بدون خطاب نام و مقام گیرنده است. مثال : اداره کل صنایع و معادن استان فارس

7-      گاهی نامه با ذکر سمت گیرنده و نام او با هم ذکر می شود.

8-      نامه اداری باید خلاصه ، صریح و مستند نوشته شود.

9-      پیوست های نامه را در اصل نامه ذکر کنیم.

10-  چنانچه نامه را شخصاً به اداره ای تحویل می دهیم از دبیرخانه شماره ثبت نامه را به عنوان رسید بگیریم.

11-  نامه های اداری نباید آمرانه و همراه با تهدید باشد و از تملق و چاپلوسی نیز پرهیز کنیم.

ویژگیهای یک نامه رسمی :

1-      مفید و مختصر

2-      رک و صریح باشد و در عین حال محترمانه باشد

3-      بدون تملق و چاپلوسی باشد

4-      به دور از لحن تحکم آمیز و آمرانه باشد

5-      پرهیز از کلمات عامیانه

6-      دارابودن تاریخ و ترجیحا شماره نامه

7-      دارابودن نشانی ( اسم و فامیل – امضاء – تلفن منزل و محل کار)

 عناوین جهت نگارش نامه :

1-      جهت ادارات کل استفاده از عنوان مدیر کل

2-      جهت ادارات استفاده از عنوان مدیر محترم

3-      جهت شرکتها استفاده از عنوان مدیر عامل محترم

4-      جهت سازمانها استفاده از عنوان رئیس محترم

5-      جهت موسسات استفاده از عنوان مدیر مسئول محترم

جهت نوشتن نامه به اشخاصی که در رده پائینتر و یا هم ردیف با خودمان باشد، می نویسیم ( به اطلاع می رساند ) و برای اشخاصی که در رده های بالاتر از خودمان باشد، می نویسیم ( به استحضار می رساند )

برای شروع نامه در سطر بعد از عنوان گیرنده نامه، عبارت " با سلام و احترام " را کمی داخل‌تر ، نسبت به عنوان گیرنده نامه می نویسیم و در سطر بعد باز هم کمی متمایلتر به سمت داخل شروع به نگارش نامه می کنیم.

 جهت اعلام درخواست در نامه :

1-      جهت رده بالاتر از عبارت ( مستدعی است )

2-      جهت هم رتبه با خودمان از عبارت ( خواهشمند است )

3-      جهت رتبه پائینتر از عبارت ( لطفا ) استفاده می کنیم.

در آخر نامه برای توضیح دادن بیشتر از عناوینی مثل " گفتنی است " ، " شایان توجه است " استفاده می کنیم و عناوین ( لازم به ذکر است )، ( لذا ) اشتباه است.